HubSpot für Werbeagenturen
Wir konfigurieren HubSpot für die Art, wie Agenturen Kunden gewinnen, halten und ausbauen: Kundengruppen und ihre Marken als verknüpfte Unternehmen, Retainer, SOWs und Pitches als Custom Objects, Angebote mit E-Signatur, Änderungswünsche als Tickets sowie Kapazitäts- und Honorardaten, synchronisiert aus den Zeiterfassungs- und Finanztools, die Ihre Teams bereits nutzen.
- PlatinumHubSpot Solutions Partner
- 6 bis 10 Wochenfür einen Standard-Aufbau in HubSpot
- EUDatenhosting in Deutschland, beim Setup gewählt
Passt HubSpot zu Werbeagenturen?
Ja. HubSpot bildet das eigene Marketing einer Agentur, New-Business-Pitches, Retainer, Scope-Änderungen und Client Service auf einer Plattform ab, von der ersten Credentials-Anfrage bis zum Jahres-Review. Enterprise ergänzt Custom Objects für Retainer und Pitches, und Multi-Account-Management verknüpft bis zu 29 weitere Accounts für Netzwerk- und Gruppen-Setups, mit Datenhosting in der EU mit Standort Deutschland.
Ein Setup, das Sie vermeiden sollten: Eine Agentur führt HubSpot für Newsletter und Event-Einladungen ein und bittet dann das New-Business-Team, zusätzlich Pitches darin zu erfassen. Jede Marke eines Kunden wird zu einem eigenen, unverknüpften Unternehmen, Retainer und Projekte teilen sich einen Deal-Typ, und Mediabudgets landen im Deal-Betrag. Ein bewusst gestaltetes Modell mit Kundengruppen, Marken, Honorar-Eigenschaften und getrennten Pipelines, aufgesetzt bevor das Portal wächst, löst alle drei Probleme.
Checkpoint GTM ist ein HubSpot Platinum Partner mit Sitz in Berlin und ein Dienstleistungsunternehmen, das selbst auf HubSpot läuft. Wir konfigurieren Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub, Data Hub und Revenue Hub für Werbeagenturen, verbinden HubSpot mit Ihren Tools für Zeiterfassung, Ressourcenplanung und Finanzen, migrieren von Salesforce und anderen CRMs und übergeben das Portal an einen benannten Verantwortlichen.
Was wir konfigurieren
- Über- und untergeordnete Unternehmen für Kundengruppen und Marken, Kontakte sowie Enterprise Custom Objects für Retainer und Pitches
- Getrennte Pipelines für Neugeschäft und Pitches, organisches Wachstum sowie Retainer-Verlängerungen und Reviews
- Angebote mit E-Signatur in Revenue Hub, Tickets für Änderungswünsche und das Projekte-Objekt für das Onboarding
- Data-Hub-Sync von Kapazitäts- und Honorardaten, Multi-Account-Management, Single Sign-on, Audit-Logs und Breeze Agents
Typischer Hub-Mix
- Smart CRM und Sales Hub für Neugeschäft und Kundenwachstum, Marketing Hub für die eigene Thought Leadership der Agentur, Events und einwilligungsbasiertes Nurturing
- Revenue Hub für Angebote und SOWs; Service Hub für Änderungswünsche und Client Service, mit einem Kundenportal für Tickets und einer Wissensdatenbank; Data Hub für den Sync mit Zeiterfassung, Ressourcenplanung und Finanzen
- Enterprise, wo Sie Custom Objects, Multi-Account-Management, das Brands-Add-on oder Warehouse-Anbindungen brauchen, Professional, wo nicht
Das HubSpot-Objektmodell, das wir für Werbeagenturen bauen
Agenturen unterschreiben mit einer Kundengruppe, aber Umsatz wird pro Marke, Markt und Retainer gewonnen und gehalten, oft nach einem Pitch. Das Objektmodell muss all das abbilden und trotzdem den Nettoumsatz ausweisen. Hier beginnen wir, angepasst an Ihre Leistungen.
- UnternehmenDie Kundengruppe als übergeordnetes Unternehmen, Marken und Geschäftsbereiche als untergeordnete Unternehmen und Märkte als Eigenschaft, sodass jeder Retainer, jeder Pitch und jeder Kontakt unter der richtigen Marke liegt und das Gruppenreporting auf dem übergeordneten Unternehmen aufbaut.
- Kontakte und Rollen im Buying CenterCMOs, Brand- und Marketing-Manager, Marketing-Einkauf, Freigebende im Finanzbereich und Pitchberater als gekennzeichnete Rollen, sodass jeder Deal zeigt, wer brieft, wer entscheidet, wer unterschreibt und wer den Kontakt hergestellt hat.
- DealsEin Deal pro Pitch, neuem Retainer, Projekt, Erweiterung oder Change Order, mit Honorarmodell, Honorarumsatz, erfolgsabhängigem Honorar und durchlaufenden Mediakosten in getrennten Eigenschaften, sodass der Deal-Betrag den Netto-Agenturumsatz widerspiegelt.
- Custom Objects für Retainer und PitchesMit Enterprise bilden Custom Objects Retainer und Leistungsbeschreibungen mit Scope, Laufzeit, Monatshonorar und Review-Datum ab sowie Pitches mit Briefing, Team, Kosten und Ergebnis, verknüpft mit den Marken und Deals des Kunden und innerhalb der Custom-Object-Limits von HubSpot gestaltet.
- Empfehlungsquellen und VermittlerPitchberater, Empfehlungsgeber, Kontakte aus der Holding und Technologiepartner als Unternehmen oder als eigenes Partner-Objekt, verknüpft mit den Pitches und Kunden, die sie bringen, und mit der Quelle an jedem Deal erfasst.
- Tickets und ProjekteTickets für Änderungswünsche und Client Service, mit Verantwortlichem, Entscheidung und Verknüpfung zum Retainer, den sie verändern, sowie das Projekte-Objekt, um Kunden-Onboarding und Pitch-Vorbereitung in Board-Ansichten zu steuern.
Pipelines für Pitches, organisches Wachstum und Verlängerungen
Jeder Ablauf bekommt eine eigene Pipeline, eigene Phasendefinitionen und Exit-Kriterien, damit ein Pitch nie als Retainer zählt und ein Kunden-Review nie zu spät beginnt.
Neugeschäft und Pitches
Vom ersten Kontakt oder der Credentials-Anfrage bis zum unterschriebenen Retainer oder Projekt, mit dem Exit-Kriterium, dass Honorarmodell, Nettoumsatz und Startdatum erfasst sind, bevor der Deal als gewonnen markiert wird.
Credentials · Chemistry Meeting · Briefing oder Ausschreibung · Pitch · Verhandlung · Gewonnen
Organisches Wachstum und Erweiterungen
Deals für neue Marken, Märkte, Leistungen und genehmigte Change Orders bei Bestandskunden, verknüpft mit der Kundengruppe und dem Retainer, den sie erweitern, sodass organisches Wachstum getrennt von Neukunden ausgewiesen wird.
Chance erkannt · Scope definiert · Angebot versendet · SOW unterschrieben
Retainer-Verlängerungen und Kunden-Reviews
Deals, geplant ab Vertragsende, Kündigungsfrist und Jahres-Review, mit dem aktuellen Monatshonorar und einem Verlängerungsziel, verantwortet von der für den Kunden zuständigen Person.
Review fällig · Im Review · Angebot oder Re-Pitch · Verlängert
Integrationen, die wir für Werbeagenturen mit HubSpot verbinden
Wir verbinden die Systeme mit Kapazitäts-, Honorar- und Abrechnungsdaten, damit das CRM zeigt, was jeder Kunde der Agentur wert ist und was das Team übernehmen kann, ohne zu Ihrem Zeiterfassungs- oder Finanzsystem zu werden.
- Data-Warehouse-AnbindungMit Data Hub Enterprise verbindet HubSpot Data Warehouses und Speicherplattformen, sodass Tabellen zu Nettoumsatz, Auslastung und Kapazität Unternehmen, Deals und Custom Objects ohne manuellen Export erreichen.
- Zeiterfassungs-, Ressourcenplanungs- und PSA-ToolsGebuchte Stunden, verfügbare Kapazität, Auslastung und Projektenddaten aus Ihrem Zeiterfassungs-, Ressourcenplanungs- oder PSA-Tool, als Aggregate über Data Hub oder Ihr Warehouse in HubSpot synchronisiert. Einzelne Stundenzettel bleiben in der Quelle.
- Angebote in Revenue HubAngebote in Revenue Hub Professional oder Enterprise entstehen aus dem Deal und einer Produktbibliothek aus Leistungsbereichen und Preislisten, mit E-Signatur, direkt neben der Pipeline.
- Finanz- und AbrechnungsdatenHonorarumsatz, erfolgsabhängige Honorare und fakturierter Umsatz pro Kunde aus Ihrem Finanz- oder Buchhaltungssystem, in HubSpot als schreibgeschützte Reporting-Daten übernommen, mit durchlaufenden Mediakosten separat gekennzeichnet. Abrechnung und Mediazahlungen bleiben beim Finanzbereich.
- Datasets für das Nettoumsatz-ReportingData-Hub-Datasets, verfügbar in Professional und Enterprise und derzeit in der Beta, kombinieren HubSpot-Datensätze mit Honorar- und Auslastungsdaten für den Nettoumsatz pro Kunde, Marke und Leistungsbereich.
- Parallelbetrieb mit SalesforceWo eine Holding oder eine andere Agentur im Netzwerk Salesforce nutzt, synchronisiert die Salesforce-Integration von HubSpot Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets und, mit Enterprise, Custom Objects in beide Richtungen, mit Sync-Regeln pro Feld.
Sicherheits- und Dateneinstellungen, die wir konfigurieren
Markenkunden und ihre Einkaufsabteilungen werden fragen, wie Ihr CRM mit ihren Daten umgeht. Diese HubSpot-Einstellungen richten wir ein und dokumentieren sie.
- Vertraulichkeit von Pitches und KundendatenHubSpot hält die kommerzielle Beziehung: Kunden, Marken, Pitches, Retainer und die Aggregate, die die Leitung braucht. Briefings, Pitch-Präsentationen, Kreativdateien, Mediapläne und Stundenzettel bleiben in den Systemen, die dafür gebaut sind, damit das Portal schlank und leicht prüfbar bleibt.
- Multi-Account-Management und BrandsNetzwerke und Agenturgruppen können bis zu 29 weitere Professional- oder Enterprise-Accounts mit einem Enterprise-Hauptaccount verknüpfen, mit gespiegelten Daten und Gruppenreporting, und eine Agentur kann ihre eigenen Marken mit dem Brands-Add-on in Marketing Hub Enterprise in einem Account führen.
- Datenhosting in der EU mit Standort DeutschlandHubSpot hostet Accounts in einem EU-Rechenzentrum in Deutschland, und kostenpflichtige Accounts können ihr Rechenzentrum wechseln. Neue Accounts erhalten ihr Rechenzentrum je nach Standort bei der Registrierung; wir bestätigen es beim Setup oder planen den Umzug für ein bestehendes Portal.
- AVV- und DSGVO-ToolsDer Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) von HubSpot enthält DSGVO-Bestimmungen und die EU-Standardvertragsklauseln. Wir richten Rechtsgrundlagen an Kontakten, einwilligungsbasierte Grenzen für Marketing-E-Mails, endgültiges Löschen und den Manager für Datenanfragen ein, was für die Newsletter-, Event- und Thought-Leadership-Listen der Agentur wichtig ist.
- SSO und Audit-LogsSingle Sign-on in Professional und Enterprise sowie Audit-Logs der Account-Aktivität, in denen Super Admins in Enterprise auch Aktionen von HubSpot-Mitarbeitenden im Account sehen können.
- Sicherheitsberichte für KundenprüfungenHubSpot verfügt über einen vertraulichen SOC-2-Type-II-Bericht, einen öffentlichen SOC-3-Bericht und seinen ersten SOC-1-Type-II-Bericht und trägt das Siegel EU Cloud Code of Conduct Level 2. Wir verweisen die Einkaufs- und IT-Prüfer von Markenkunden darauf, ergänzend zur CRM-Dokumentation, die wir erstellen.
Breeze AI Agents, eingerichtet für Werbeagenturen
Die Breeze Agents von HubSpot laufen mit HubSpot Credits. Wir richten diejenigen ein, die sich für das eigene Marketing und das Neugeschäft einer Agentur lohnen, und lassen sie auf sauberen Geschäftsdaten arbeiten.
- Content Agent und Campaign AgentWir richten den Content Agent und den Campaign Agent von HubSpot für die eigene Thought Leadership, Newsletter und Event-Kampagnen der Agentur ein, wobei Ihr Team jeden Entwurf prüft, bevor er versendet wird.
- Prospecting AgentRecherchiert Marken und Marketingverantwortliche mit Kaufsignalen und entwirft Ansprachen aus CRM-, Gesprächs- und Intent-Daten, in der bevorzugten Sprache des Kontakts, damit Neugeschäft mit einem Briefing beginnt statt mit einer leeren Seite.
- Data AgentBefüllt Eigenschaften wie Markenportfolio, Märkte, Wechsel in der Marketingleitung oder Neuigkeiten zum Agentur-Roster aus Webrecherche, Unternehmenswebsites und Gesprächstranskripten, über Smart Properties und Workflow-Aktionen.
- Agent BuilderEigene Agents für Ihre Prozesse, zum Beispiel ein Kundenbriefing mit Marken- und Retainer-Historie vor einem Chemistry Meeting oder eine Review-Zusammenfassung für die für den Kunden zuständige Person, gebaut mit Aktionen, die im Web recherchieren und CRM-Datensätze lesen und schreiben.
Ein Agentur-CRM zu HubSpot migrieren
Aus Salesforce, einem anderen CRM oder einem Setup aus New-Business-Tabellen, Pitch-Ordnern und Postfächern. Unsere Migrationen folgen vier Schritten.
Modell abbilden
Jedes Objekt, jede Eigenschaft, Pipeline und Integration inventarisieren, festlegen, wie Kundengruppen, Marken, Retainer und Pitches auf Unternehmen, Deals und Custom Objects abgebildet werden, und Honorarumsatz von durchlaufenden Mediakosten trennen, bevor ein Datensatz umzieht.
Bereinigen und konsolidieren
Kunden zusammenführen, die einmal pro Marke oder pro Kundenverantwortlichem angelegt wurden, vergangene Pitches und Retainer der richtigen Marke zuordnen, Kontakte teamübergreifend deduplizieren und Felder stilllegen, die niemand nutzt.
Migrieren und testen
Die Daten mit HubSpot Smart Transfer oder der Salesforce-Integration übertragen, Zeiterfassungs- und Finanz-Syncs neu verbinden und vor dem Cut-over einen Probelauf mit Zeitmessung an echten Kunden durchführen.
Umstellen und übergeben
New Business, Client Service und Finanzbereich stellen an einem festen Datum um, Pitch- und Nettoumsatz-Dashboards gehen live, und ein geschulter Verantwortlicher auf Ihrer Seite übernimmt das Portal und seine Dokumentation.
Unsere HubSpot-Erfahrung in Werbe- und Marketingtechnologie
Kunden werden auf unseren Branchenseiten nie namentlich genannt. Diese HubSpot-Arbeit stammt von Ad-Tech- und Martech-Unternehmen, nicht von Agenturen, ergänzt um die Art, wie wir unser eigenes Dienstleistungsgeschäft führen.
- HubSpot Platinum Solutions Partner80+ CRM-Implementierungen für 100+ B2B-SaaS-Unternehmen, umgesetzt von einem Senior-Team in Berlin.
- HubSpot für Ad Tech und MartechEine Migration von Close zu HubSpot für ein Market-Intelligence-Softwareunternehmen für Mobile Apps und Games, mit Lifecycle-Phasen, Lead Scoring, einer Taxonomie für Closed-Lost-Gründe und Dashboards, im neuen Portal neu aufgebaut, sowie ein mit dem Finanzbereich abgestimmtes HubSpot-Portal mit Board-Reporting und mehreren Pipelines für ein Creator-Marketing-Softwareunternehmen. Auch unser eigenes Dienstleistungsgeschäft führt seine Retainer und Projekte in HubSpot.
- Migrationen zu HubSpotSalesforce, Pardot und Close bei unseren Kunden zu HubSpot migriert, darunter ein Unternehmen mit 120 Mitarbeitenden, das in 8 Wochen ohne Datenverlust von Salesforce umgestellt wurde.
Interner HubSpot-Admin, generalistische HubSpot-Agentur oder Checkpoint?
| Interne Festanstellung | Generalistische Agentur | Checkpoint GTM | |
|---|---|---|---|
| Zeit bis zum Start | 3 bis 6 Monate für Einstellung und Einarbeitung | Wochen, nach einer Angebotsrunde | Innerhalb von zwei Wochen |
| Daten-Setup der Agentur | Hängt von den Daten- und Prozesskenntnissen der eingestellten Person ab | Oft ein Standard-Portal-Setup | Kundengruppen, Marken, Honorar-Eigenschaften, Pitches und Kapazitätsdaten als ein Modell geplant |
| Umfang | Eine Person für Administration, Daten und Anfragen | Meist ein Hub oder ein Projekt | Marketing, Sales, Service, Data und Revenue Hub, verbunden mit Ihren Zeiterfassungs- und Finanzdaten |
| Umsetzungsdauer | Wächst mit dem Backlog | Je nach Agentur und Team unterschiedlich | 6 bis 10 Wochen für Standard-Aufbauten, 12 bis 16 Wochen für komplexe Multi-Hub-Aufbauten |
| Hauptrisiko | Schlüsselpersonenrisiko, wenn der Admin das Unternehmen verlässt | Integrationen, die niemand in Ihrem Team pflegen kann | Braucht einen benannten Verantwortlichen auf Ihrer Seite, der übernimmt |
Fragen zu HubSpot für Werbeagenturen
Passt HubSpot zu Werbeagenturen?
Ja. HubSpot deckt das eigene Marketing einer Agentur, New-Business-Pitches, Angebote und SOWs, Änderungswünsche und Client Service auf einer Plattform ab. Enterprise ergänzt Custom Objects für Retainer und Pitches sowie Multi-Account-Management für Netzwerk- und Gruppen-Setups, Data Hub synchronisiert Kapazitäts- und Honorardaten, und Accounts lassen sich im EU-Rechenzentrum von HubSpot in Deutschland hosten. Wir konfigurieren es passend zu Ihren Leistungen und Honorarmodellen.
HubSpot oder Salesforce für Werbeagenturen?
Beide eignen sich gut für Umsatzteams in Agenturen, und wir implementieren beide. HubSpot ist meist schneller eingeführt und für ein Agenturteam leichter zu verantworten, mit Marketing, Vertrieb, Angeboten, Service und Datensynchronisierung auf einer Plattform und integrierten Breeze Agents. Salesforce passt zu Agenturen und Gruppen mit tiefgehender Enterprise-Anpassung und einem Admin-Team, das es betreibt. Wo eine Holding oder eine andere Agentur im Netzwerk Salesforce nutzt, hält die Salesforce-Integration von HubSpot beide Systeme synchron.
Wie bilden Sie Kundengruppen, Marken und Retainer in HubSpot ab?
Die Kundengruppe ist das übergeordnete Unternehmen und jede Marke oder jeder Markt ein untergeordnetes Unternehmen, sodass Kontakte, Pitches und Retainer unter der richtigen Marke liegen und auf Gruppenebene zusammenlaufen. Deals tragen Honorarmodell, Honorarumsatz und durchlaufende Mediakosten als getrennte Eigenschaften. Mit Enterprise werden Retainer, Leistungsbeschreibungen und Pitches zu Custom Objects, verknüpft mit Marken und Deals und innerhalb der Custom-Object-Limits von HubSpot gestaltet.
Kann HubSpot Angebote, SOWs und Änderungswünsche abbilden?
Ja. Angebote und SOWs entstehen in Revenue Hub Professional oder Enterprise aus dem Deal und einer Produktbibliothek aus Leistungsbereichen und Preislisten, mit E-Signatur. Änderungswünsche werden zu Tickets, verknüpft mit dem Kunden und dem betroffenen Retainer, mit Verantwortlichem und Entscheidung, und genehmigte Änderungen werden zu Change-Order-Deals in der Pipeline für organisches Wachstum.
Welche HubSpot-Edition braucht eine Werbeagentur?
Enterprise, wenn Sie Custom Objects für Retainer und Pitches, Multi-Account-Management für mehrere Agenturen oder eine direkte Data-Warehouse-Anbindung (Data Hub Enterprise) wollen; das Brands-Add-on erfordert Marketing Hub Enterprise. Professional reicht für Agenturen, die Retainer als Deals erfassen, und enthält Single Sign-on und den Customer Agent; Angebote erfordern Revenue Hub Professional oder Enterprise. Wir richten den Mix aus Hubs und Lizenzen nach Ihrem Prozess aus, nicht umgekehrt.
Lässt sich HubSpot mit unseren Tools für Zeiterfassung, Ressourcenplanung oder Finanzen verbinden?
Ja, in aggregierter Form. Data Hub synchronisiert Daten zwischen Apps, und mit Data Hub Enterprise verbindet es Data Warehouses und Speicherplattformen, sodass gebuchte Stunden, Kapazität, Auslastung, Honorarumsatz und Nettoumsatz Unternehmen, Deals und Custom Objects nach Zeitplan erreichen. Stundenzettel, Rechnungen und Mediazahlungen bleiben in der Quelle.
Wie lange dauert eine HubSpot-Implementierung für eine Werbeagentur?
Ein Standard-Aufbau in HubSpot dauert 6 bis 10 Wochen, ein komplexer Multi-Hub-Aufbau 12 bis 16 Wochen. Migrationen aus einem anderen CRM beginnen ab 15.000 €, und die Arbeit startet in der Regel innerhalb von zwei Wochen nach dem ersten Gespräch.
Können wir mehrere Agenturmarken oder ein Agenturnetzwerk in HubSpot führen?
Ja. Mit Multi-Account-Management verknüpft ein Enterprise-Hauptaccount bis zu 29 weitere Professional- oder Enterprise-Accounts, mit gespiegelten Daten, kopierten Assets und Gruppenreporting, was zu Netzwerken und Holdings mit getrennten Agenturen passt. Eine einzelne Agentur mit mehreren eigenen Marken kann das Brands-Add-on in Marketing Hub Enterprise nutzen. Beides gilt für die eigenen Einheiten und Marken der Agentur; Kundenarbeit wird im Portal als Unternehmen, Marken und Retainer abgebildet.
Das Umsatzmodell hinter dem Portal
Pitch-Win-Rates und Pitchkosten, Nettoumsatz ohne durchlaufende Mediakosten, Retainer-Reviews, organisches Wachstum, kapazitätsbewusste Forecasts und KPIs für Gründer: wie wir Revenue Operations für Werbeagenturen betreiben, auf einer eigenen Seite.
Starten Sie mit einem 30-minütigen HubSpot-Gespräch
Zeigen Sie uns Ihr Portal, wie Pitches, Retainer und Änderungswünsche heute laufen und wo Kapazitäts- und Honorardaten liegen. Sie bekommen einen klaren Überblick, was wir konfigurieren würden, in welcher Edition und was es kostet.
- Ein 30-minütiges Gespräch mit Ihrer Operations-, New-Business- oder Marketing-Operations-Leitung
- Ein einseitiger Projektumfang: Hubs, Objekte, Integrationen, Zeitplan und Preis
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