HubSpot für Private-Equity-Gesellschaften
Wir konfigurieren HubSpot für Private-Equity-Gesellschaften auf zwei Ebenen: das eigene CRM der Gesellschaft für Dealflow, Add-on-Targets, Intermediäre und Investor Relations, und ein HubSpot-Standard, den die Portfoliounternehmen übernehmen, damit das Investment-Team Pipeline und Retention im gesamten Portfolio in einem Format liest.
- PlatinumHubSpot Solutions Partner
- 3 → 1CRMs nach einem Merger in ein HubSpot zusammengeführt
- 6 bis 10 Wochenfür einen Standard-Aufbau in HubSpot
Passt HubSpot zu Private-Equity-Gesellschaften?
Ja. HubSpot gibt einer Private-Equity-Gesellschaft ein CRM für Dealflow, Intermediäre und Investor Relations, das ein schlankes Deal-Team selbst verantworten kann, und dieselbe Plattform, auf der ihre Portfoliounternehmen Vertrieb, Marketing und Service betreiben können. Enterprise ergänzt Custom Objects für Fonds und Portfolio-KPIs sowie, mit Data Hub Enterprise, Data-Warehouse-Anbindungen, und Accounts lassen sich im EU-Rechenzentrum von HubSpot in Deutschland hosten.
Viele Fonds, die wir kennenlernen, führen ihren Dealflow in einer Tabelle, halten Beraterbeziehungen in den Postfächern der Partner und sammeln die Pipeline-Zahlen ihrer Portfoliounternehmen jedes Quartal in einem anderen Format pro Unternehmen ein. Ein CRM-Modell für die Gesellschaft und ein HubSpot-Standard für das Portfolio lösen beides, und jede neue Akquisition startet vom selben Bauplan.
Checkpoint GTM ist ein HubSpot Platinum Partner mit Sitz in Berlin. Wir konfigurieren HubSpot für Origination und Investor Relations der Gesellschaft, entwerfen den Portfolio-Standard, implementieren ihn Unternehmen für Unternehmen und verbinden das Portfolio-Reporting mit HubSpot und den Finanzdaten jedes Unternehmens. Für ein einzelnes Portfoliounternehmen mit Add-ons, die konsolidiert werden sollen, siehe HubSpot für PE-finanzierte Unternehmen.
Was wir konfigurieren
- Unternehmen, Kontakte und Deals für Zielunternehmen, Intermediäre und Investoren, dazu Enterprise Custom Objects für Fonds und quartalsweise Portfolio-KPIs
- Pipelines für Dealflow, Add-on-Targets und Fundraising, mit Phasendefinitionen, die Ihr Investmentkomitee freigibt
- Ein HubSpot-Standard für das Portfolio: ein Objektmodell, ein Pipeline-Set und ein KPI-Wörterbuch, ausgerollt in das eigene Portal jedes Portfoliounternehmens
- Portfolio-Reporting aus HubSpot und den Finanzdaten jedes Unternehmens, Single Sign-on, Audit-Logs und Breeze Agents auf sauberen Daten
Typischer Hub-Mix
- Smart CRM und Sales Hub für Partner, Deal-Teams und Operating Partner; Marketing Hub für einwilligungsbasierte Updates an Investoren und Berater
- Data Hub für die Finanz- und Warehouse-Daten hinter dem Portfolio-Reporting; für Portfoliounternehmen Sales, Marketing, Service und Revenue Hub, passend dimensioniert pro Unternehmen
- Enterprise für Custom Objects wie Fonds und Portfolio-KPIs oder Warehouse-Anbindungen über Data Hub Enterprise, Professional für ein schlankes Deal-Team
Das HubSpot-Objektmodell, das wir für Private-Equity-Gesellschaften bauen
Eine Private-Equity-Gesellschaft pflegt drei Arten von Beziehungen gleichzeitig: Unternehmen, die sie kaufen könnte, die Berater, die diese Unternehmen vorstellen, und die Investoren hinter jedem Fonds. Das Objektmodell hält alle drei in einem CRM, ohne sie zu vermischen. Hier beginnen wir, angepasst an Ihre Strategie.
- UnternehmenZielunternehmen, Portfoliounternehmen, Intermediäre wie M&A-Berater und Banken sowie institutionelle Investoren, jeweils als Unternehmensdatensatz mit Typ, Sektor und Status, damit ein Partner eine Historie pro Beziehung sieht.
- Kontakte und BeziehungsverantwortlicheEigentümer, Managementteams, Berater und Investorenkontakte als gekennzeichnete Rollen, über die Postfächer und Tabellen der Partner hinweg dedupliziert, wobei am Kontakt erfasst ist, welches Teammitglied die jeweilige Beziehung verantwortet.
- DealsEin Deal pro Investitionsmöglichkeit und pro Add-on-Target, mit Sektor, Größenklasse, Quelle und federführendem Partner, damit sich Origination nach Kanal und die Konversion zu unterschriebenen Deals in HubSpot auswerten lassen.
- Custom Object für FondsMit Enterprise bildet ein Fondsobjekt jeden Fonds mit Vintage, Strategie und Status ab, verknüpft mit den Portfoliounternehmen, die er hält, und den Investoren, die Kapital zugesagt haben, gestaltet innerhalb der Custom-Object-Limits von HubSpot.
- Custom Object für Portfolio-KPIsMit Enterprise quartalsweise KPI-Snapshots pro Portfoliounternehmen, etwa Pipeline, Bookings, Net Revenue Retention und Win Rate, gespeist aus HubSpot oder den Finanzdaten des jeweiligen Unternehmens, damit der Verlauf direkt neben der Beziehungshistorie steht.
- TeamsTeams für Deal-Teams, Investor Relations und die Operating Group, mit Datensatz-Zuständigkeit pro Team, damit Origination, Fundraising und Portfolioarbeit jeweils getrennt ausgewertet werden.
Pipelines für Dealflow, Add-on-Targets und Fundraising
Drei Pipelines mit Phasendefinitionen, auf die sich die Partner einmal einigen, damit ein Deal in der Due Diligence in jedem Team dasselbe bedeutet und das wöchentliche Deal-Meeting in HubSpot beginnt.
Dealflow
Vom ersten Blick bis zum unterschriebenen Deal, mit Exit-Kriterien pro Phase, dem beim Eingang erfassten Quellkanal und einem Grund für jede Absage, damit die Gesellschaft lernt, welche Kanäle investierbare Deals bringen.
Identifiziert · Erstkontakt · NDA unterschrieben · Indikatives Angebot · Due Diligence · Unterschrieben oder abgesagt
Add-on-Targets
Buy-and-Build-Targets für jede Plattform, verknüpft mit der Plattform und ihrem Operating Partner, damit die Add-on-Pipeline im gesamten Portfolio sichtbar ist, bevor ein Unternehmen angesprochen wird.
Identifiziert · Angesprochen · In Gesprächen · In Prüfung · Unterschrieben · Integriert
Fundraising
Kapitalzusagen von Investoren pro Fonds, vom ersten Meeting bis zur unterschriebenen Zusage, verknüpft mit dem Fondsobjekt und dem Unternehmensdatensatz des Investors, damit Investor Relations das Closing prognostizieren kann.
Potenzieller Investor · Erstgespräch · Unterlagen geteilt · Due Diligence · Unverbindliche Zusage · Gezeichnet
Integrationen, die wir für Private-Equity-Gesellschaften mit HubSpot verbinden
Wir verbinden HubSpot mit den Daten hinter dem Portfolio-Reporting und mit den Systemen, die die Portfoliounternehmen bereits nutzen, damit das Investment-Team das Portfolio sieht, ohne jedes Quartal Tabellen hinterherzulaufen.
- Portfolio-Dashboard aus jedem PortalEin Dashboard auf Portfolioebene, das Pipeline, Konversion und Retention über die HubSpot API aus dem HubSpot jedes Portfoliounternehmens zieht, auf Basis der KPI-Definitionen im Portfolio-Standard.
- Data-Warehouse-AnbindungMit Data Hub Enterprise verbindet HubSpot Data Warehouses und Speicherplattformen, sodass Finanz-Istwerte und Portfoliotabellen für das Quartalsreporting neben den Datensätzen für Fonds und Portfolio-KPIs liegen.
- Datasets für das Portfolio-ReportingData-Hub-Datasets, verfügbar in Professional und Enterprise und derzeit in der Beta, kombinieren HubSpot-Datensätze mit externen Daten wie Finanz-Istwerten für Reports pro Fonds und pro Portfoliounternehmen.
- Parallelbetrieb mit SalesforceWo ein Portfoliounternehmen mit Salesforce verkauft, synchronisiert die Salesforce-Integration von HubSpot Kontakte, Unternehmen, Deals und, mit Enterprise, Custom Objects in beide Richtungen, mit einer Sync-Regel für jedes Feld.
- Migration mit Smart TransferHubSpot Smart Transfer überträgt Datensätze aus anderen CRMs, einschließlich Salesforce, in einem einmaligen Transfer, und Importe übernehmen den in Tabellen geführten Dealflow, sobald das Zielmodell steht.
- ERP-Konnektoren für PortfoliounternehmenFür Industrie- und Mittelstandsunternehmen im Portfolio verbinden Apps aus dem HubSpot Marketplace ERP-Systeme wie SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Sage und NetSuite; wir prüfen vor dem Design die unterstützten Objekte und die Sync-Richtung jeder App.
Sicherheits- und Dateneinstellungen, die wir konfigurieren
Das CRM eines Fonds enthält vertraulichen Dealflow und personenbezogene Daten über Investoren, Eigentümer und Managementteams. Diese HubSpot-Einstellungen richten wir ein und dokumentieren sie.
- SSO für die gesamte GesellschaftSingle Sign-on in Professional und Enterprise, sodass sich Partner, Deal-Teams und Operating Partner über Ihren Identity Provider anmelden und Zugriffe Ihrem Eintritts- und Austrittsprozess folgen.
- Audit-LogsAccount-Aktivitätsverlauf mit Audit-Logs, in denen Super Admins in Enterprise auch Aktionen von HubSpot-Mitarbeitenden im Account sehen können, dokumentiert zusammen mit dem Datenwörterbuch des CRM.
- Sensitive Data in EnterpriseWo Investor Relations personenbezogene Angaben zu einzelnen Investoren führen muss, speichert Sensitive Data in Enterprise diese als sensible Eigenschaften, die HubSpot an Kontakten, Unternehmen, Deals, Tickets und Custom Objects unterstützt.
- Datenhosting in der EU mit Standort DeutschlandHubSpot hostet Accounts in einem EU-Rechenzentrum in Deutschland, und kostenpflichtige Accounts können ihr Rechenzentrum wechseln. Neue Accounts erhalten ihr Rechenzentrum je nach Standort bei der Registrierung; deshalb bestätigen wir es beim Setup für die Gesellschaft und für jedes Portal im Portfolio.
- AVV- und DSGVO-ToolsDer Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) von HubSpot enthält DSGVO-Bestimmungen und die EU-Standardvertragsklauseln. Wir richten Rechtsgrundlagen an Kontakten, einwilligungsbasierte Grenzen für Marketing-E-Mails, endgültiges Löschen und den Manager für Datenanfragen für Kontakte von Investoren, Beratern und Eigentümern ein.
- Sicherheitsberichte für Investoren und PrüferHubSpot verfügt über einen vertraulichen SOC-2-Type-II-Bericht, einen öffentlichen SOC-3-Bericht und seinen ersten SOC-1-Type-II-Bericht und trägt das Siegel EU Cloud Code of Conduct Level 2. Wir verweisen die Fragebögen Ihrer Investoren und Prüfer darauf.
Breeze AI Agents, eingerichtet für Private-Equity-Gesellschaften
Die Breeze Agents von HubSpot laufen mit HubSpot Credits. Wir richten diejenigen ein, die einem schlanken Deal-Team Stunden an Recherche sparen, und lassen sie auf sauberen, deduplizierten Datensätzen arbeiten.
- Data AgentBefüllt Eigenschaften wie Branche, Unternehmensgröße oder eingesetzte Technologie an Datensätzen von Zielunternehmen aus Webrecherche und Unternehmenswebsites, über Smart Properties und Workflow-Aktionen, damit das Screening mit vollständigen Datensätzen beginnt.
- Prospecting AgentRecherchiert Add-on-Targets und entwirft Ansprachen aus CRM-, Gesprächs- und Intent-Daten, in der bevorzugten Sprache des Kontakts, die der Operating Partner oder der CEO der Plattform prüft und versendet.
- Agent BuilderEigene Agents für Ihre Prozesse, zum Beispiel ein Briefing für das Investmentkomitee, das die Beziehungshistorie eines Zielunternehmens zusammenstellt, oder eine wöchentliche Dealflow-Zusammenfassung, gebaut mit Aktionen, die CRM-Datensätze lesen und schreiben.
- Customer Agent für PortfoliounternehmenTeil des Portfolio-Standards: In Professional und Enterprise beantwortet der Customer Agent Routinefragen von Kunden der Portfoliounternehmen, wobei Credits nur verbraucht werden, wenn er ein Anliegen tatsächlich löst.
Dealflow und Investor Relations in HubSpot überführen
Aus Tabellen, den Postfächern der Partner oder einem älteren CRM. Unsere Migrationen folgen vier Schritten.
Beziehungen und Fonds abbilden
Jede Liste, jeden Tracker und jedes CRM der Gesellschaft inventarisieren, dann festlegen, wie Zielunternehmen, Berater, Investoren, Fonds und Portfoliounternehmen auf Objekte und Pipelines abgebildet werden, bevor ein Datensatz umzieht.
Bereinigen und deduplizieren
Doppelte Unternehmen und Kontakte aus den Quellen der Partner zusammenführen, jeder Beziehung einen Verantwortlichen zuweisen und die Phasendefinitionen mit dem Investmentkomitee abstimmen.
Migrieren und testen
Die Daten mit Importen oder HubSpot Smart Transfer übertragen, die Ansichten und Reports jedes Teams neu aufbauen und das wöchentliche Deal-Meeting vor dem Cut-over einmal aus HubSpot heraus führen.
Im Portfolio ausrollen
Sobald die Gesellschaft live ist, geht der Portfolio-Standard in Kohorten an die Portfoliounternehmen, jedes Portal wird an das Portfolio-Reporting angebunden, und ein geschulter Verantwortlicher übernimmt in der Gesellschaft und in jedem Unternehmen.
Unsere HubSpot-Erfahrung mit Investoren und ihren Portfolios
Kunden werden auf unseren Branchenseiten nie namentlich genannt. Das ist die Art von Arbeit hinter dieser Seite.
- HubSpot Platinum Solutions Partner80+ CRM-Implementierungen für 100+ B2B-SaaS-Unternehmen, umgesetzt von einem Senior-Team in Berlin.
- Drei CRMs, ein HubSpotNach einem Software-Merger zwei HubSpot-Portale und eine Salesforce-Org zu einem festen Go-live-Datum in ein HubSpot konsolidiert, mit 200 bis 300 gesichteten Legacy-Workflows.
- Ein HubSpot-Standard für ein ganzes PortfolioFür einen Berliner VC ein HubSpot-Playbook in 8 Portfoliounternehmen ausgerollt, mit einem Portfolio-Dashboard, das aus jedem Portal gespeist wird: das Modell, das wir in ein Private-Equity-Portfolio mitbringen.
Interner HubSpot-Admin, generalistische Agentur oder Checkpoint?
| Interne Festanstellung | Generalistische Agentur | Checkpoint GTM | |
|---|---|---|---|
| Zeit bis zum Start | 3 bis 6 Monate für Einstellung und Einarbeitung | Wochen, nach einer Angebotsrunde | Innerhalb von zwei Wochen |
| Abdeckung des Portfolios | Eine Person, meist nur für die Gesellschaft selbst | Ein Portfoliounternehmen nach dem anderen | Die Gesellschaft und jedes Portfoliounternehmen auf einem Standard |
| Umfang | Administration, Daten und Anfragen von jedem Partner | Meist ein Hub oder ein Projekt | Dealflow, Investor Relations und Portfolio-Reporting, verbunden mit Finanzdaten |
| Umsetzungsdauer | Wächst mit dem Backlog | Je nach Agentur und Team unterschiedlich | 6 bis 10 Wochen für Standard-Aufbauten, 12 bis 16 Wochen für komplexe Multi-Hub-Aufbauten |
| Hauptrisiko | Schlüsselpersonenrisiko, wenn der Admin die Gesellschaft verlässt | Ein anderes Setup in jedem Portfoliounternehmen | Braucht einen benannten Verantwortlichen in der Gesellschaft, der übernimmt |
Fragen zu HubSpot für Private Equity
Passt HubSpot zu Private-Equity-Gesellschaften?
Ja. HubSpot führt Dealflow, Beziehungen zu Intermediären und Investor Relations in einem CRM, das ein Deal-Team selbst verantworten kann, und dieselbe Plattform bedient die Portfoliounternehmen in Marketing, Vertrieb und Service. Enterprise ergänzt Custom Objects für Fonds und Portfolio-KPIs und, mit Data Hub Enterprise, Data-Warehouse-Anbindungen, und Accounts lassen sich im EU-Rechenzentrum von HubSpot in Deutschland hosten. Wir konfigurieren es passend zu Ihrer Strategie.
HubSpot oder Salesforce für Private Equity?
Beide eignen sich gut für Private-Equity-Gesellschaften, und wir implementieren beide. HubSpot ist meist schneller eingeführt, lässt sich von einem schlanken Deal-Team leichter verantworten und ist dieselbe Plattform, auf der viele Portfoliounternehmen bereits verkaufen, mit integrierten Breeze Agents. Salesforce passt zu Gesellschaften, die tiefgehende individuelle Entwicklung wollen und ein eigenes Admin-Team betreiben. Bleibt ein Portfoliounternehmen auf Salesforce, hält die Salesforce-Integration von HubSpot beide Systeme synchron.
Kann eine Private-Equity-Gesellschaft Dealflow und Investor Relations in einem HubSpot führen?
Ja, in getrennten Pipelines auf einem CRM. Dealflow und Add-on-Targets laufen als Deals mit eigenen Phasen; Kapitalzusagen von Investoren laufen in einer Fundraising-Pipeline, die mit Enterprise an ein Fondsobjekt geknüpft ist. Unternehmen und Kontakte werden gemeinsam genutzt, sodass ein Berater, der zugleich Investor ist, nur einmal erscheint, und die Teams halten das Reporting zu Origination und Fundraising getrennt.
Wie rollen Sie einen HubSpot-Standard im gesamten Portfolio aus?
Wir entwerfen den Standard einmal: Objekte, Eigenschaften, Pipelines, KPI-Definitionen und Dashboards, in Stufen für unterschiedliche Unternehmensgrößen. Dann implementieren wir ihn Unternehmen für Unternehmen oder in Kohorten, migrieren das bestehende CRM jedes Unternehmens, schulen das Team und binden sein Portal an das Portfolio-Reporting an. Für einen Berliner VC haben wir so ein Playbook in 8 Portfoliounternehmen ausgerollt.
Welche HubSpot-Edition braucht eine Private-Equity-Gesellschaft?
Enterprise, wenn Sie Custom Objects für Fonds und Portfolio-KPIs oder eine Data-Warehouse-Anbindung (Data Hub Enterprise) wollen. Professional deckt meist ein schlankes Deal-Team ab, das Deals, Berater und Investoren auf Standardobjekten führt, und enthält Single Sign-on. Portfoliounternehmen erhalten die Edition, die ihr Vertriebsmodell braucht; wir dimensionieren jedes Portal im Standard.
Kann HubSpot Portfolio-KPIs an das Investment-Team berichten?
Ja, für die Umsatzseite. Das HubSpot jedes Portfoliounternehmens folgt denselben KPI-Definitionen, ein Portfolio-Dashboard zieht Pipeline, Konversion und Retention aus jedem Portal, und Finanz-Istwerte werden über Data-Hub-Datasets oder, mit Data Hub Enterprise, über eine Warehouse-Anbindung ergänzt. Das Quartalspaket beginnt dann in HubSpot statt mit einer Vorlage, die an jeden CFO geht.
Können Sie das HubSpot eines Zielunternehmens in der Due Diligence prüfen?
Ja. Wir prüfen Objektmodell, Pipeline-Definitionen, Datenqualität, Workflows und Integrationen des Portals und ob sich die berichtete Pipeline und Retention aus den Datensätzen nachbilden lassen. Das Ergebnis ist ein kurzes Memo dazu, was das CRM trägt, was in den ersten 100 Tagen behoben werden muss und wie das Unternehmen zum Portfolio-Standard passt.
Wie lange dauert eine HubSpot-Implementierung für eine Private-Equity-Gesellschaft?
Ein Standard-Aufbau in HubSpot dauert 6 bis 10 Wochen, ein komplexer Multi-Hub-Aufbau 12 bis 16 Wochen. Das eigene CRM der Gesellschaft ist meist ein Standard-Aufbau; der Rollout im Portfolio folgt danach, Unternehmen für Unternehmen oder in Kohorten. Die Arbeit beginnt in der Regel innerhalb von zwei Wochen nach dem ersten Gespräch.
Der Wertsteigerungsplan hinter dem Portal
GTM Due Diligence, der 100-Tage-Umsatzplan, CRM-Konsolidierung bei Buy-and-Build, Board-KPIs und Exit-Readiness: wie wir RevOps für Private-Equity-Portfoliounternehmen betreiben, auf einer eigenen Seite.
Starten Sie mit einem 30-minütigen HubSpot-Gespräch
Zeigen Sie uns, wie Dealflow, Investor Relations und Portfolio-Reporting heute laufen. Sie bekommen einen klaren Überblick, was wir für die Gesellschaft konfigurieren würden, in welcher Edition und wie der Portfolio-Standard ausgerollt würde.
- Ein 30-minütiges Gespräch mit einem Partner, Operating Partner oder Ihrer Investor-Relations-Leitung
- Ein einseitiger Projektumfang: Hubs, Objekte, Integrationen, Rollout-Plan und Zeitplan
- Die Arbeit beginnt innerhalb von zwei Wochen