Eine Fallstudie zur Migration von Salesforce zu HubSpot sollte vier Dinge belegen: was nicht übertragen wurde, in welchem Zustand das Datenwörterbuch vor und nach der Migration war, wie viele Workflows neu aufgebaut statt kopiert wurden und ob Vertriebsmitarbeitende das System auch drei Monate später noch nutzen. Eine Schlagzeile wie „In sechs Wochen abgeschlossen, ohne Betriebsunterbrechung“ belegt nichts davon. Sie sagt Ihnen, wie schnell das Projekt beendet war, nicht, ob das, was live gegangen ist, auch funktioniert.
Ich lese viele davon. Das Testimonial auf der Startseite eines HubSpot-Partners etwa behauptet, der Umzug sei in sechs Wochen ohne Unterbrechung abgeschlossen worden. Ich glaube das. Ich weiß aber auch, dass „keine Unterbrechung“ und „nichts ist kaputtgegangen“ zwei verschiedene Aussagen sind, und nur die erste steht in dem Zitat.
Warum Geschwindigkeit der schwächste Beleg in einer Migrations-Fallstudie ist
Geschwindigkeit lässt sich leicht berichten und günstig herstellen. Datensätze lassen sich schnell verschieben, wenn man die Arbeit überspringt, die sie erst nützlich macht: Deduplizierung, Entscheidungen zum Feld-Mapping, Phasendefinitionen, Berechtigungen. Der Kalender sieht hervorragend aus. Die Kosten zeigen sich im dritten Monat.
Meine Faustregel lautet: Eine Fallstudie verdient Vertrauen im Verhältnis dazu, wie viel sie zugibt. Kommen in der Geschichte keine Verluste vor, hat der Autor entweder nicht hingesehen oder wollte nicht, dass Sie es tun. Wenn Sie also eine Fallstudie zur Migration von Salesforce zu HubSpot lesen, überspringen Sie den Zeitplan und suchen Sie die Verlustspalte.
Was nicht übertragen wurde, ist das Erste, wonach Sie fragen sollten
Jede Migration lässt etwas zurück. Die Frage ist, ob der Partner wusste, was, es bewusst entschieden hat und den Kunden vor dem Go-live informiert hat.
Typische Kandidaten sind die Attributionshistorie, Dateien und Anhänge, Automatisierungen, die von reinen Salesforce-Funktionen abhängen, Berichtslogik und Berechtigungsstrukturen. Auch die Reihenfolge der Objekte spielt eine Rolle: Die Import-Dokumentation von HubSpot macht deutlich, dass Verknüpfungen davon abhängen, wie und wann Datensätze geladen werden. Eine falsche Reihenfolge entfernt daher unbemerkt die Beziehungen zwischen Kontakten, Unternehmen und Deals.
Hier ist der Test. Bitten Sie den Partner um die „Zurückgelassen“-Liste aus einem früheren Projekt. Keine Zusammenfassung, sondern die Liste. Eine gute Liste enthält Einträge, jeweils mit einer Begründung (archiviert, anders neu aufgebaut, verworfen, weil sie niemand nutzte) und einer verantwortlichen Person, die zugestimmt hat. Lautet die Antwort „Nichts Wichtiges ist verloren gegangen“, haben Sie etwas gelernt, nur nicht das, was beabsichtigt war.
Der Zustand des Datenwörterbuchs in einer Fallstudie zur Migration von Salesforce zu HubSpot
Das Datenwörterbuch ist das Dokument, das festhält, was jedes Feld bedeutet, wem es gehört, welche Werte zulässig sind und welche Systeme darauf schreiben. Die meisten fünf Jahre alten Salesforce-Orgs haben keines, dem jemand vertraut. Hunderte Felder, mehrere mit derselben Bedeutung, eine Handvoll, die niemand erklären kann.
Dieses Durcheinander eins zu eins zu migrieren, nenne ich Lift and Shift, und es ist der häufigste Grund dafür, dass sich ein neues Portal anfühlt wie das alte mit einem anderen Logo. Eine starke Fallstudie nennt die Anzahl der Felder vor und nach der Migration. Wenn ein Unternehmen von 400 benutzerdefinierten Eigenschaften auf 150 gekommen ist, ist das ein Beleg dafür, dass jemand Entscheidungen getroffen hat. Wenn es von 400 auf 400 ging, hat das Projekt nur Möbel verschoben.
Dubletten sind dieselbe Geschichte im Kleinen. Ein Kunde, mit dem wir gesprochen haben, ging mit rund 1.300 doppelten Datensätzen in seinem Quell-CRM und ungetesteten Übergängen zwischen Pipeline-Phasen in einen terminlich getriebenen Umzug. Diese beiden Fakten sind das Projekt. Der Plattformwechsel ist der leichte Teil. Da die beiden Plattformen Dubletten unterschiedlich behandeln, wie die Hinweise von HubSpot zur Deduplizierung erklären, sollte eine Fallstudie angeben, wann die Bereinigung stattfand und wer entschieden hat, welcher Datensatz erhalten bleibt.
Workflow-Neuaufbauten: Zählen Sie sie und fragen Sie, was stillgelegt wurde
Automatisierungen werden nicht migriert. Sie werden neu aufgebaut, und im Neuaufbau steckt das Urteilsvermögen. Ein Partner, der jeden Salesforce-Flow in HubSpot nachbaut, hat Ihre technischen Schulden einfach mitgenommen.
Fragen Sie nach drei Zahlen: Workflows im Altsystem, neu aufgebaute Workflows, stillgelegte Workflows. Bitten Sie dann um jeweils ein Beispiel. So sollte etwa eine Regel zur Lead-Zuweisung, die niemand erklären konnte, stillgelegt werden, eine Verlängerungserinnerung, auf die sich alle verlassen, neu aufgebaut werden, und ein Trigger bei Phasenwechsel, der ein Dashboard speiste, das niemand öffnet, entfallen. Kann eine Fallstudie diese Aufteilung nicht liefern, war der Neuaufbau mechanisch.
Hier werden auch Routing und Phasendefinitionen auf die Probe gestellt. Unser Beitrag Wie Sie ein kaputtes Portal von einem Angebot für einen Neuaufbau unterscheiden behandelt denselben Instinkt aus der Gegenrichtung.
Die Akzeptanz nach dem Go-live ist das einzige Ergebnis, das zählt
Die Suchergebnisse zu diesem Thema enden meist beim Go-live. Dort endet die Rechnung, und dort beginnt das Risiko. Vertriebsmitarbeitende fallen auf Tabellen zurück, Führungskräfte vertrauen dem Forecast nicht mehr, und das Marketing baut still seine eigenen Berichte nach.
Ich habe keinen belastbaren Branchen-Benchmark für die Akzeptanz im Vertrieb neunzig Tage nach einem CRM-Wechsel, und ich misstraue jedem, der einen nennt. Was ich von einer Fallstudie verlangen würde, ist schlicht: Logins und erfasste Aktivitäten pro Vertriebsmitarbeiter nach 30, 60 und 90 Tagen, die Forecast-Genauigkeit im Vergleich zum alten Quartal und das Datum, an dem das Altsystem endgültig abgeschaltet wurde. Dazu der Bericht, den Finanzen und Vertrieb beide abgezeichnet haben. Wenn die Attribution Teil des alten Setups war, prüfen Sie, was daraus geworden ist; ein großer Teil des KI-beeinflussten und nicht getaggten Traffics landet in HubSpot ohnehin als Direktzugriff, wie wir in KI-Verweise, die als Direct-Traffic abgelegt werden behandelt haben.
Handelt die Fallstudie zur Migration von Salesforce zu HubSpot von einem Unternehmen wie Ihrem?
Eine Fallstudie ist nur dann ein Beleg, wenn das Unternehmen Ihnen ähnelt. Fragen Sie nach vier Dingen: Datenvolumen, Anzahl benutzerdefinierter Objekte, Anzahl aktiver Integrationen und Anzahl der Nutzer. Ein Team mit 15 Lizenzen ohne benutzerdefinierte Objekte und ein Team mit 300 Lizenzen und CPQ sind verschiedene Projekte, die zufällig denselben Titel tragen.
Fragen Sie dann nach den Gesamtkosten. Das Angebot ist nur eine Zahl. Hinzu kommen die Honorare des Partners, überlappende Lizenzen, solange beide Systeme laufen, die durch Nachschulungen verlorene Zeit der Vertriebsmitarbeitenden und Nacharbeit. Ein Rechenbeispiel, ausschließlich mit angenommenen Werten: Wenn 40 Vertriebsmitarbeitende sechs Wochen lang zwei Stunden pro Woche verlieren, sind das 480 Stunden Verkaufszeit, noch vor jeder Nacharbeit. Gute Partner gehen das gemeinsam mit Ihnen durch, denn es ist die ehrliche Version des Preises.
Eine kurze Checkliste für jede Fallstudie zur Migration von Salesforce zu HubSpot
Bitten Sie den Partner vor der Unterschrift, Ihnen aus einem realen Projekt Folgendes zu zeigen:
- Die Liste des Zurückgelassenen, mit Verantwortlichen
- Anzahl der Felder und Eigenschaften vor und nach der Migration
- Neu aufgebaute im Vergleich zu stillgelegten Workflows
- Akzeptanz- und Forecast-Zahlen nach 30, 60 und 90 Tagen
- Gesamtkosten im Vergleich zum ursprünglichen Angebot
Das sind fünf Dokumente. Ein Team, das sie hat, händigt sie in Minuten aus, denn wir legen ebenfalls Wert darauf, unsere Projekte zu dokumentieren, so seltsam das klingen mag. Ein Team, das sie nicht hat, hat Ihnen bereits gesagt, was Sie wissen mussten.
Wenn Sie sehen möchten, wie solche Belege in unserer eigenen Arbeit aussehen, beginnen Sie mit unserer Fallstudie zur CRM-Migration und dem Leistungsumfang unseres Services für die Migration von Salesforce zu HubSpot. Messen Sie uns an derselben Liste. Dieselbe Haltung gilt auch außerhalb der CRM-Arbeit: Belege schlagen Positionierung, das ist das Argument in SEO-Rankings im Vergleich zu KI-Zitaten und in Warum es nicht genügt, AEO an eine Implementierungsagentur anzuflanschen.