HubSpot Portal Audit: Checkliste
Ein HubSpot Portal Audit prüft sieben Bereiche: Account-Einstellungen, Nutzer und Integrationen; CRM-Daten und Properties; Sales Hub; Marketing Hub; Service Hub; Workflows und Automatisierung; sowie Reporting. Bewerten Sie jeden Befund nach Schweregrad, von kritisch (Leads oder Umsatz gehen gerade verloren) bis niedrig (Ballast), und beheben Sie in dieser Reihenfolge: zuerst alles, wodurch Leads verloren gehen oder falsch geroutet werden, dann Zugriffe, das Datenmodell, Definitionen, Konflikte in der Automatisierung und das Reporting, zuletzt das Cleanup. Die meisten Portale brauchen eine priorisierte Fix-Liste, keinen Neuaufbau. Checkpoint GTM, eine Berliner RevOps-Beratung und HubSpot Platinum Partner mit 80+ Implementierungen, nutzt diese Checkliste, bevor wir ein Portal anfassen. Gehen Sie sie selbst durch, oder bringen Sie uns Ihre Befunde mit.
Wie bewerten Sie, was ein HubSpot Audit findet?
Geben Sie jedem Befund einen Schweregrad, bevor Sie irgendetwas beheben. Der Schweregrad richtet sich danach, was das Problem das Unternehmen kostet, nicht danach, wie unschön es im Portal aussieht. Eine unaufgeräumte Property-Liste ist niedrig; ein einziges defektes Formular, durch das keine Leads mehr beim Vertrieb ankommen, ist kritisch.
| Schweregrad | Was es bedeutet | Typischer Befund | Wann beheben |
|---|---|---|---|
| Kritisch | Leads, Umsatz oder Kundendaten gehen gerade verloren oder sind ungeschützt | Ein Formular, das keine Kontakte mehr anlegt, ein Routing, das neue Leads ohne Owner lässt, eine ehemalige Person aus dem Team, die noch Zugriff hat | Diese Woche, vor allem anderen |
| Hoch | Die Zahlen, mit denen die Geschäftsführung arbeitet, sind falsch, oder ein Team arbeitet am CRM vorbei | Offene Deals mit Abschlussdatum in der Vergangenheit, Lifecycle-Stages, an die sich niemand hält, zwei Workflows, die in dieselbe Property schreiben | Diesen Monat, als geplanter Fix |
| Mittel | Die Arbeit ist langsamer oder mühsamer als nötig, aber die Daten sind noch nutzbar | Doppelte Kontakte und Unternehmen, Freitextfelder, die Dropdowns sein sollten, Kontakte ohne Unternehmen | In diesem Quartal |
| Niedrig | Ballast, der das Portal schwerer nutzbar und schwerer wartbar macht | Ungenutzte Properties, alte Listen, inaktive Workflows, Vorlagen und Dashboards, die niemand öffnet | Gesammelt in einem Cleanup, nach allem anderen |
Die Schweregrade sind unsere eigene Arbeitsskala für Audit-Befunde, kein HubSpot-Standard. Passen Sie die Beispiele an Ihre Vertriebsbewegung an: Für ein Team, das von Inbound lebt, ist ein defektes Formular immer kritisch.
Wie führen Sie ein HubSpot Portal Audit durch?
Beginnen Sie beim Geschäft, nicht bei den Einstellungen. Schreiben Sie die Prozesse auf, die das Portal tragen muss: wie ein Lead hereinkommt und geroutet wird, wie ein Deal durch die Pipeline läuft, wie ein Kunde an Onboarding oder Support übergeben wird und welche Zahlen die Geschäftsführung jede Woche ansieht. Jeder Prüfpunkt unten wird an diesen Prozessen gemessen. Eine Property, die für keinen davon genutzt wird, ist Ballast, egal wie gut sie benannt ist.
Gehen Sie das Portal dann Bereich für Bereich mit einem Super-Admin-Login durch, und führen Sie eine einzige Befundliste mit Bereich, Befund, Schweregrad und verantwortlicher Person. Sehen Sie sich echte Datensätze an, nicht nur Einstellungen: Öffnen Sie zehn aktuelle Leads, zehn offene Deals und zehn geschlossene Tickets und prüfen Sie, ob sie die Geschichte erzählen, die sie erzählen sollten.
Prüfen Sie nur die Hubs, für die Sie bezahlen. Wenn Sie Sales Hub und Marketing Hub nutzen, überspringen Sie die Liste zum Service Hub. Die Prüfpunkte zu CRM-Daten, Workflows und Reporting gelten für jedes Portal.
Account, Nutzer und Integrationen
Prüfen Sie, wer Zugriff hat und was angebunden ist, bevor Sie sich die Daten ansehen. Befunde in diesem Bereich sind oft kritisch, weil es um Sicherheits- oder Datenverlustrisiken geht.
- Ausgeschiedene Nutzer. Alle ehemaligen Mitarbeitenden und Agentur-Nutzer sind deaktiviert, und ihre Datensätze, Deals und Aufgaben sind neu zugewiesen. Meist kritisch.
- Super-Admins und Berechtigungen. Nur wenige Personen sind Super-Admins, und die Berechtigungssets passen zu den Rollen: Vertriebsmitarbeitende können keine Datensätze löschen oder die gesamte Datenbank exportieren, es sei denn, sie brauchen das. Meist hoch.
- Kostenpflichtige Seats. Kostenpflichtige Seats für Sales Hub und Service Hub liegen bei Personen, die diese Tools nutzen, nicht bei ehemaligen Mitarbeitenden oder Personen, die nur gelegentlich hineinschauen. Meist mittel.
- Verbundene Apps und Integrationen. Jede verbundene App und jede private App hat eine bekannte verantwortliche Person und einen Zweck, Apps, die niemand erklären kann, sind entfernt, und jede Synchronisierung schreibt nur in die Felder, in die sie schreiben soll. Meist hoch.
- Tracking und Domains. Der Tracking-Code läuft auf jeder Website und jeder Domain, die Ihnen gehört, und die E-Mail-Versanddomains sind authentifiziert. Meist hoch.
CRM-Daten und Properties (jeder Hub)
Hier driften die meisten Portale. Prüfen Sie zuerst die Felder, von denen Routing, Scoring und Reporting abhängen, dann den Rest.
- Kritische Felder. Die Felder, die Ihre Prozesse brauchen, etwa Owner, Lifecycle-Stage, Land und Lead-Quelle, sind auf den Datensätzen ausgefüllt, die sie brauchen, und dort Pflichtfelder, wo die Datensätze angelegt werden. Meist hoch.
- Dubletten. Doppelte Kontakte und Unternehmen werden geprüft und nach schriftlichen Regeln zusammengeführt, welcher Datensatz und welche Werte gewinnen, und die Quelle, die sie erzeugt, oft ein Import oder eine Integration, ist behoben. Meist mittel.
- Property-Wildwuchs. Keine benutzerdefinierten Properties, die eine Standard-Property kopieren, kein Freitext, wo ein Dropdown hingehört, und jede Property hat eine Beschreibung und eine verantwortliche Person. Prüfen Sie, wo eine Property verwendet wird, bevor Sie sie löschen. Meist niedrig bis mittel.
- Lifecycle-Stage und Lead-Status. Jeder Wert hat eine schriftliche Definition, die Stages bewegen sich nur in eine Richtung, und Workflows setzen sie überall auf dieselbe Weise. Meist hoch.
- Verknüpfungen. Kontakte sind mit ihrem Unternehmen verknüpft, Deals und Tickets mit den richtigen Kontakten und dem richtigen Unternehmen. Datensätze ohne Verknüpfungen machen das Reporting auf Account-Ebene kaputt. Meist mittel.
- Owner. Keine offenen Datensätze ohne Owner oder mit einem inaktiven Nutzer als Owner. Meist hoch bei Leads und offenen Deals, niedrig bei alten Datensätzen.
Sales Hub
Befunde im Sales Hub zeigen sich im Forecast. Prüfen Sie die Pipeline daran, wie Ihr Team tatsächlich verkauft.
- Pipelines und Deal-Phasen. Jede Phase hat ein Ausstiegskriterium, das das Team einheitlich anwenden kann, und es gibt keine Phasen, die niemand nutzt oder die dasselbe bedeuten. Meist hoch.
- Pflichtfelder je Phase. Die Felder, die der Forecast braucht, etwa Betrag, Abschlussdatum und nächster Schritt, sind Pflicht, sobald ein Deal die Phase erreicht, in der sie gebraucht werden. Meist hoch.
- Veraltete Deals. Keine offenen Deals mit Abschlussdatum in der Vergangenheit oder ohne Aktivität seit Monaten; sie blähen Pipeline und Forecast auf. Meist hoch.
- Aktivitätserfassung. E-Mails, Anrufe und Meetings werden, wo möglich, automatisch erfasst, damit ein Deal-Datensatz zeigt, was wirklich passiert ist. Meist mittel.
- Sequenzen und Vorlagen. Aktive Sequenzen haben eine verantwortliche Person und aktuelle Texte, alte Vorlagen sind archiviert. Meist niedrig.
Marketing Hub
Befunde im Marketing Hub entscheiden darüber, ob Leads beim Vertrieb ankommen und ob Sie sagen können, woher sie kamen.
- Formulare. Jedes Live-Formular legt Kontakte an oder aktualisiert sie, ordnet seine Felder den richtigen Properties zu und nutzt Dropdowns für Felder wie Land. Testen Sie jedes einzelne. Ein defektes Formular ist kritisch.
- Quelle und Attribution. UTM-Parameter werden einheitlich verwendet, und die Quell-Properties sind verlässlich genug, um darauf zu berichten. Meist hoch.
- Marketingkontakte und Listen. Nur Kontakte, die Sie tatsächlich bewerben, sind als Marketingkontakte markiert, denn davon hängt Ihre HubSpot-Rechnung ab, und alte Listen und Segmente sind aufgeräumt. Meist mittel.
- E-Mail-Gesundheit. Die Abonnementtypen entsprechen dem, wofür sich die Menschen angemeldet haben, und Kontakte mit Bounces oder ohne Engagement sind von Versänden ausgeschlossen. Meist hoch.
- Lead-Scoring und Übergabe. Jemand nutzt den Score tatsächlich, seine Kriterien passen noch zu Ihrem Idealkundenprofil, und die Übergabe an den Vertrieb hat einen schriftlich festgelegten Auslöser und eine verantwortliche Person. Meist hoch.
Service Hub
Befunde im Service Hub zeigen sich bei den Verlängerungen. Prüfen Sie, dass jede Anfrage bei einer verantwortlichen Person landet und dass Support-Daten beim Account ankommen.
- Ticket-Pipelines und Status. Die Status bilden den echten Support-Prozess ab, und keine Tickets bleiben ohne Owner offen. Meist hoch.
- Routing und Postfächer. Jeder Kanal, etwa E-Mail, Chat und Formulare, erzeugt ein Ticket, das beim richtigen Team ankommt. Meist kritisch, wenn Anfragen verloren gehen.
- Verknüpfung mit dem Account. Tickets sind mit dem richtigen Kontakt und dem richtigen Unternehmen verknüpft, damit das Account-Team vor einer Verlängerung die Support-Historie sieht. Meist mittel.
- Feedback und Wissensdatenbank. Umfragen füllen eine Property, die jemand auswertet, und Hilfeartikel sind aktuell. Meist niedrig.
Workflows und Automatisierung (einschließlich Data Hub, früher Operations Hub)
In der Automatisierung stecken die verborgenen Konflikte. Listen Sie jeden aktiven Workflow auf, bevor Sie einen davon ändern.
- Workflow-Inventar. Jeder aktive Workflow hat eine verantwortliche Person und einen Zweck in einem Satz, und Workflows, die niemand erklären kann, werden geprüft und abgeschaltet. Meist mittel.
- Konflikte. Keine zwei Workflows schreiben mit unterschiedlicher Logik in dieselbe Property, etwa Owner oder Lifecycle-Stage. Meist hoch.
- Fehler. Workflow-Fehler und fehlgeschlagene Aktionen werden geprüft und nicht einfach liegen gelassen. Meist hoch.
- Enrollment-Regeln. Trigger und Re-Enrollment-Einstellungen tun, was die verantwortliche Person annimmt: kein Datensatz versehentlich doppelt aufgenommen, keiner stillschweigend übersprungen. Meist mittel.
- Datensynchronisierung und Custom Code. Synchronisierungen mit anderen Tools schreiben in die vereinbarte Richtung, und Custom-Code-Aktionen halten Secrets aus dem Code heraus und haben eine verantwortliche Person. Meist hoch.
Reporting und Dashboards
Das Reporting kommt zuletzt, weil es von allem oben abhängt.
- Eine Definition pro Kennzahl. MQL, SQL, Pipeline und Win-Rate haben jeweils eine schriftliche Definition, und jeder Report verwendet sie. Meist hoch.
- Genutzte Dashboards. Jedes Dashboard hat eine verantwortliche Person und ein Meeting, für das es da ist; die, die niemand öffnet, sind archiviert. Meist niedrig.
- Die Zahlen gehen auf. Pipeline und Umsatz in HubSpot stimmen mit Finance und mit dem überein, was die Geschäftsführung berichtet. Meist hoch.
- Keine Schatten-Tabellen. Wenn ein Team eine eigene Tabelle führt, finden Sie heraus, welche Zahl HubSpot ihm nicht liefern kann. Meist mittel.
Was beheben wir nach einem HubSpot Audit zuerst?
Wir machen zuerst das Audit und beheben dann in der Reihenfolge der Umsatzwirkung. Bei den meisten Portalen sieht diese Reihenfolge so aus:
- Alles, wodurch jetzt Leads verloren gehen oder falsch geroutet werden. Defekte Formulare, Lücken im Routing, Workflow-Fehler auf dem Weg des Leads.
- Zugriffe und Integrationen. Ausgeschiedene Nutzer, zu viele Super-Admins, verbundene Apps ohne verantwortliche Person.
- Das Datenmodell und kritische Felder. Pflichtfelder, Dropdowns statt Freitext und Dubletten, die an der Quelle gestoppt werden.
- Definitionen. Lifecycle-Stages, Lead-Status und Deal-Phasen, jeweils mit einer schriftlich festgelegten Bedeutung.
- Konflikte in der Automatisierung. Ein Workflow pro Property-Entscheidung, und tote Workflows abgeschaltet.
- Reporting. Dashboards auf Basis der bereinigten Definitionen neu aufgebaut, danach das Cleanup ungenutzter Properties, Listen und Vorlagen.
Messen Sie vorher und nachher: Wählen Sie ein paar Kennzahlen, etwa die Zeit vom ausgefüllten Formular bis zum ersten Kontakt durch den Vertrieb und den Anteil offener Deals mit allen ausgefüllten Pflichtfeldern, und prüfen Sie sie zu Beginn und noch einmal nach den Fixes. Zeigt das Audit, dass Ihr Datenmodell nicht abbilden kann, wie Sie verkaufen, reicht eine Fix-Liste nicht aus. Unser Artikel dazu, wann ein HubSpot-Portal einen Neuaufbau braucht, enthält den Test, den wir verwenden.
Wo passt Checkpoint, und für wen sind wir nicht die Richtigen?
Checkpoint GTM ist eine Berliner RevOps-Beratung und HubSpot Platinum Partner mit 80+ Implementierungen. Wenn ein Portal läuft, ihm aber niemand traut, machen wir zuerst ein Audit, beheben in der Reihenfolge der Umsatzwirkung und können als Retainer bleiben, damit es nicht zurückdriftet.
Gute Passung
- B2B-SaaS-Teams von Seed bis Series B, deren HubSpot-Portal ohne verantwortliche Person gewachsen ist und deren Daten niemand traut
- Teams, die die Fixes in ihrem Portal umgesetzt, dokumentiert und übergeben haben wollen, nicht nur einen Bericht
- Unternehmen, die eine Umsetzung auf Englisch, Deutsch, Italienisch, Französisch oder Spanisch wünschen
Nicht die richtige Passung
- Sie wollen nur einen bewerteten Bericht für die Ablage: Wir beheben, was wir finden
- Ihr Portal ist neu und einfach: Gehen Sie diese Checkliste zuerst selbst durch
- Ihr CRM ist nicht HubSpot: Starten Sie stattdessen mit unserem Audit Ihrer RevOps- und GTM-Prozesse
HubSpot Portal Audit: Antworten auf häufige Fragen
Was ist ein HubSpot Portal Audit?
Ein HubSpot Portal Audit ist eine strukturierte Prüfung eines HubSpot-Accounts: Nutzer und Integrationen, CRM-Daten und Properties, jeder genutzte Hub, Workflows und Reporting. Das Ergebnis ist eine Liste von Befunden, bewertet nach Schweregrad, und eine Reihenfolge für die Fixes. So wissen Sie, wodurch Leads verloren gehen oder die Zahlen verzerrt werden und was nur Ballast ist.
Was sollte eine Checkliste für ein HubSpot Audit enthalten?
Sieben Bereiche: Account-Einstellungen, Nutzer und Integrationen; CRM-Daten und Properties; Pipelines und Deal-Phasen im Sales Hub; Formulare, Attribution, Listen und E-Mail-Gesundheit im Marketing Hub; Ticket-Pipelines und Routing im Service Hub; Workflows und Automatisierung, einschließlich der Synchronisierungen im Data Hub; sowie Reporting-Definitionen und Dashboards. Prüfen Sie nur die Hubs, für die Sie bezahlen.
Wie priorisieren Sie die Befunde eines HubSpot Audits?
Bewerten Sie jeden Befund danach, was er das Unternehmen kostet. Kritisch heißt, dass Leads, Umsatz oder Daten gerade verloren gehen oder ungeschützt sind; hoch heißt, dass die Zahlen der Geschäftsführung falsch sind; mittel bremst die Arbeit; niedrig ist Ballast. Beheben Sie zuerst kritische Befunde, dann Zugriffe, das Datenmodell, Definitionen, Konflikte in der Automatisierung und das Reporting, zuletzt das Cleanup.
Was kostet ein HubSpot Audit bei Checkpoint GTM?
Für ein Audit veröffentlichen wir keinen eigenen Preis, und wir klären den Umfang, bevor wir ein Angebot machen. Ein Portal, das läuft, dem aber niemand traut, bekommt meist ein Audit und danach einen Optimierungs-Retainer, der €6K–€25K pro Monat kostet. Ein vollständiger Neuaufbau wird wie eine Implementierung definiert: Eine Standard-Implementierung von Sales Hub und Marketing Hub kostet €15K–€50K bei 6–10 Wochen Laufzeit. Alle Preise in EUR, zzgl. MwSt. Diese Checkliste können Sie kostenlos selbst durchgehen.
Wie oft sollten Sie ein Audit Ihres HubSpot-Portals machen?
Mindestens einmal im Jahr und nach jeder CRM-Migration, jeder Zusammenführung von Datenbanken, jedem neuen Hub, jedem großen Import und jedem Wechsel der RevOps-Verantwortung. Zwischen den Audits verhindert ein kurzes vierteljährliches Review, in dem jede Property und jeder Workflow eine namentlich benannte verantwortliche Person hat, dass das Portal driftet.
Sollten wir unser HubSpot-Portal reparieren oder neu aufbauen?
Reparieren Sie es im Bestand, es sei denn, das Audit zeigt ein strukturelles Problem: Das Datenmodell kann nicht abbilden, wie Sie verkaufen, die Datensätze sind so unzuverlässig, dass die Bereinigung mehr kostet als eine kontrollierte Migration, oder eine Migration wurde begonnen und nie abgeschlossen. Die meisten Portale haben ein Drift-Problem und kein Aufbau-Problem und brauchen eine priorisierte Fix-Liste.
Können wir ein HubSpot Audit selbst durchführen?
Ja. Sie brauchen einen Super-Admin-Login, eine Liste der Prozesse, die das Portal tragen muss, und Zeit, sich echte Datensätze anzusehen, nicht nur Einstellungen. Diese Checkliste deckt ab, was zu prüfen ist. Ein externer Partner hilft am meisten, wenn intern niemand weiß, warum es die Workflows und Properties gibt, oder wenn die Fixes mehr Stunden brauchen, als Ihr Team hat.
Was beheben Sie nach einem HubSpot Audit zuerst?
Alles, wodurch jetzt Leads verloren gehen oder falsch geroutet werden, etwa defekte Formulare, Lücken im Routing oder Workflow-Fehler. Danach Zugriffe und Integrationen, das Datenmodell und kritische Felder, die Definitionen von Lifecycle-Stages und Deal-Phasen, Konflikte in der Automatisierung und das Reporting. Das Cleanup ungenutzter Properties und Listen kommt zuletzt.
Möchten Sie einen zweiten Blick auf Ihr Portal?
Bringen Sie die Befunde aus dieser Checkliste mit, oder sagen Sie uns einfach, wo es in HubSpot hakt. In einem 30-minütigen Gespräch sagen wir Ihnen, was wir zuerst beheben würden und ob Ihr Portal eine Fix-Liste oder einen Neuaufbau braucht.
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